LAPORAN KETAKAKURAN AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008 BIL 1/2012

TARIKH AUDITAN : 5 - 6 JUN 2012

BIL	NO PROSES	RINGKASAN
#01	PK-JKPK-010 (Analisa Statistik)	Borang Ketakakuran tidak keluarkan kepada jabatan jabatan yang tidak menghantar Analisa Statistik
#02	PK-JKPK-008 (Tindakan Pencegahan)	Borang tindakan pencegahan tidak dikeluarkan sekiranya masalah berlaku. Cth: bangkitan mesyuarat
#03	PK-JKPK-016 (Analisa Penghargaan)	Tajuk fail berbeza daripada yang direkodkan dalam proses kerja peringkat penerimaan bil (a2)
#04	PK-JKPK-017 (Kajian Pendapat Pengguna)	Laporan kajian pendapat pengguna tidak dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan
#05	PK-JKPK-017 (Kajian Pendapat Pengguna)	Terdapat dua tajuk bagi satu no fail MPJ/JKPK/100-10/09
#06	PK-JKPK-018 (Pengurusan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja)	Tiada semakan manual prosedur kerja dan fail meja oleh ketua audit dalam
#07	PK-JLPB-002 (Perkhidmatan sewaan dan Kemudahan Awam	Analisa data dan jadual pemantauan bagi tempoh Jul-Dis 2011 tidak disediakan
#08	PK-JLPB-002 (Perkhidmatan sewaan dan Kemudahan Awam	Surat peringatan #PK-JLPB-002/R2 bagi sewaan pada 9,10 & 15 disember tidak disediakan
#09	PK-JLPB-003 Penyelenggaraan Lanskap	Analisa data dan jadual pemantauan bagi tempoh Julai – Disember 2011 tidak disediakan
#10	PK-JLPB-003 Penyelenggaraan Lanskap	Tiada aktiviti berhubung pelaksanaan prosedur ini walaupun terdapat projek projek lanskap dilaksanakan
#11	PK-JPUPK-001 Penyediaan dokumen pendakwaan	Semakan prosedur kerja PK-JPUPK-001 didapati tiada bukti borang penyampaian digunakan mengikut proses kerja di para 12
#12	PK-JTM_001-R1 Jadual penyelenggaraan	Jadual penyelenggaraan #PK-JTM-001-R1 tidak dapat disediakan
#13	PK-JTM-004	Back-up tape bulanan tidak disediakan mengikut proses sepatutnya

KEPUTUSAN AUDIT LUARAN MS ISO 9001:2008 OLEH C.I. CERTIFICATION-Potential Non-Conformities

KEPUTUSAN AUDIT LUARAN MS ISO 9001:2008 OLEH C.I CERTIFICATION

 

1.    Generally the quality objectives were established and monitored properly by each department in Majlis Perbandaran Jasin (MPJ) in order to monitor and measure the effectiveness of the quality management system processes, however some of the quality objectives target were not adequately determined due to no consideration of type of approval / process implementation e.g. Memproses maklumat dan membuat keputusan permohonan dalam tempoh berikut dari tarikh permohonan lengkap diterima : Kelulusan pelan tambahan bangunan dalam tempoh (7) hari dari permohonan diproses dan keputusan dibuat etc;the type of approval i.e ‘lulus (tanpa denda)’ and ‘lulus dengan denda’ was not considered.

2.    Although the work process for engineering design control were recorded accordingly in the ‘Borang Milestone Penyediaan Pelan Rekabentuk Bermula Kelulusan Projek Hingga Akhir (PK-JK-004/R1) by Engineering Department personnel, the form was not officially registered to be a controlled document / record. In the procedure ‘Penyediaan Pelan Rekabentuk – Jabatan Kejuruteraan (PK-JK-004)’ the (PK-JK-004/R1) form was registered as ‘Borang Jadual Rekabentuk’.

3.    Although the work process for landscape design control were adequately determined in the procedure ‘Penydiaan Pelan Rekabentuk - Jabatan Lanskap’ (PK-JLPB-004), some of the process implementation were not recorded e.g. ‘Kerja-kerja Lanskap (Pokok Renek) di Laman Belia Sg. Rambai Untuk Majlis Perbandaran Jasin’; the discussion on the design plan, verification of the design plan etc, were not recorded.

4.    Generally the analysis of data was done accordingly by ‘Jabatan Kawalan Bangunan’, however some of the data which had been determined to be analyzed were not really significant e.g. Bilangan kes permohonan projek ditolak sebulan diperingkat ulasan teknikal; Bilangan kes permohonan projek ditolak sebulan diperingkat Mensyuarat J/K Pusat Setempat (OSC) etc, due to less of data no significant conclusion can be drawn.

5.    Although the Borang Permohonan Merancang PK-JPBD-001/R1 Rev 01 was in used for current application eg. MPJ/JPBD/1100-1/17/310,312,327, however, the controlled copy for this form for Jabatan Perancang Bandar & Desa was not updated, still maintain as REV00.

6.    Though the filing for ulasan technical permohonan tanah kerajaan & pengambilan tanah was file according to date of sequence, however, it was not file according to individual application and by date as well to permit easy retrievability of record.

7.    Although the CAR (tindakan pembetulan) was issued to the relevant department, however, the CAR log was not maintained as well as the CAR no. was not assigned to permit tracebility and easy monitoring of the CAR status.

8.    Although the continual improvement activities are initiated in the organization such as 5S project, one stop centre for health, Jawatan kuasa Teknologi Hijau and etc, however, these activities were not officialy recorded as per continual improvement requirement of ISO 9001:2008 clause 8.5.1.

9.    lthough quality objective has been established for Latihan (i.e. memastikan setiap personnel diberi peluang menghadiri kursus/ latihan/ bengkel/ seminar sekurang-kurangnya tujuh (7) hari dalam tempoh satu (1) tahun), objective set has not been achieved in 2010 & 2011 (e.g. more than 50% of the personnel attended less than 7 training days per year in 2010 and 2011).

10.  Although quality objective has been established, the monitoring and review interval of achievement of the objectives has not been clearly determined and defined (e.g. monthly,quarterly, half yearly).

KEPUTUSAN AUDIT LUARAN MS ISO 9001:2008 OLEH C.I - ACTION REQUEST REPORT

Action Request Report

MPJ/01/04
Clause: 8.2.3  of  ISO9001:2008
Auditor: Fairo Md Najimi

No corrective action had been taken by relevant personnel for some of the unachieved quality objectives e.g. ‘Memastikan setiap personel diberi peluang menghadiri kursus/latihan/bengkel/seminar sekurang-kurangnya (7) hari dalam tempoh satu (1) tahun – not achieved for year 2011; Memproses maklumat dan membuat keputusan permohonan dalam tempoh berikut dari tarikh permohonan lengkap diterima : Kelulusan pelan tambahan bangunan dalam tempoh (7) hari dari permohonan diproses dan keputusan dibuat - 4 application approved more than seven (7) days in April 2012 e.g. MPJ/JKB/1000-01-10/25333, 18 days due to ‘perakuan hakmilik bangunan’ was not submitted etc.

MPJ/02/04

Clause 8.4 of ISO 9001:2008

Auditor: Paul Nga Kor Kian

Lack of record evidence for the data was collect and analyze from June 2011 to June 2012 for some relevant departments Eg. Jabatan Pengurusan Harta (4 data), Jabatan Kawalan Bangunan (6 data), Jabatan Landskap & Perkidmatan Bandar (13 data), Jabatan Perundangan & Penguatkuasa (15 data), Jabatan Teknologi Maklumat (6 data) and etc.

MPJ/03/04

Clause 5.6.2, ISO9001:2008

Auditor: Leong HM

Lack of evidence record of Management Review meeting conducted on 17 Jan 2012 to cover all the agenda/ review input: -

E.g. : Review of Quality Policy and Quality Objectives, external audit results; customer complaints, process performance and product conformity,  etc.

MPJ/04/04

Clause 8.2.2

ISO9001:2008

Auditor: Leong HM

Audit schedule or audit programme (Jadual Pemantauan Audit Dalaman MS ISO9001:2008 (PK-JKPK-005, No. Pindaan 1, Tarikh berkuatkuasa 1/7/2009), was not planned based on the status and importance of the processes and areas to be audited, as well as previous audit results, and audit was not carried in March 2012 according to the schedule.

     

SELAMAT DATANG AUDIT LUARAN DARI C.I CERTIFICATION SDN BHD UNTUK MS ISO 9001:2008

PADA HARI INI 19 JUN 2012 MPJASIN DIDATANGI OLEH AUDITOR DARI CI CERTIFICATION SDN BHD UNTUK MEMBUAT AUDITAN MS ISO 9001:2008.

KETUA JURU AUDIT ENCIK FAIRO BIN MD NAJMI , JURUAUDIT PUAN LEONG HUEY MIIN DAN ENCIK PAUL NGA KOR KIAN. MEREKA ADALAH JURUAUDIT YANG BERPENGALAMAN LUAS DALAM BIDANG KUALITI DAN ISO.

DIANTARA JABATAN YANG DIAUDIT PADA HARI INI IALAH JABATAN PENGURUSAN , JABATAN KAWALAN BANGUNAN , JABATAN KEJURUTERAAN DAN JABATAN PERANCANG.

MPJ AKAN CUBA MEMENUHI SEGALA PERMINTAAN UNTUK MENJAWAB SEGALA SOALAN AUDITOR DAN MENGIKUT PROSEDUR KERJA YANG DITETAPKAN DALAM MS ISO 9001:2008.

KRITERIA 5S AUDIT DALAM DI JPM

KLIK SINI http://5spajpm.blogspot.com

Berdasarkan risalah "Quality Environment Certification oleh Malaysia Productivity Corporation (MPC) Penilaian Audit 5S MPC akan dibuat dalam dua peringkat:

 

* Penilaian terhadap perancangan aktiviti, dokumentasi dan persiapan bagi penilaian di lapangan.

** Penilaian dan pemeriksaan di lapangan bagi menentusahkan (verify) amalan 5S dilaksanakan.

Senarai Semak Pengauditan Amalan 5S Oleh MPC

1. Adakah Ketua Jabatan dan Pihak Pengurusan menyokong program?
2. Adakah warga jabatan bangga dengan tempat kerja mereka?
3. Adakah tempat kerja bersih dan dikelolakan (sentiasa kemas dan teratur)?
4. Adakah tempat kerja selamat untuk warga Jabatan bertugas di tempatnya?
5. Adakah mesin-mesin dan peralatan-peralatan bersih dan diselenggara?
6. Adakah barang-barang mudah diperolehi atau dikeluarkan semula?
7. Adakah mesin-mesin dan alat-alat diletakkan di tempat yang mudah dan selesa digunakan?
8. Adakah inventori-inventori disimpan bagi mendapatkan semula secara ‘masuk dulu keluar dulu’ - FIFO?
9. Adakah tempat, peralatan dan barang-barang bebas daripada habuk dan debu?
10. Adakah warga jabatan melakukan pengemasan dan pembersihan harian secara sukarela tanpa sentiasa 'kena' diingatkan?
11. Adakah pakaian/seragam yang dipakai oleh warga bersih dan kemas?
12. Adakah imej baik jabatan terpancar pada setiap individu warga Jabatan?

Perkara Lain Yang Akan Diperiksa:

1. Dasar dan Objektif Amalan 5S.

2. Aktiviti kumpulan kecil (Jawatankuasa dan Zon).

3. Kawasan persekitaran pejabat dan bangunan.

4. Skim galakan yang diamalkan.

"PERSEKITARAN SELESA,

KERJA CEMERLANG"

PERANCANGAN LAWATAN KE MAJLIS PERBANDARAN PASIR GUDANG BERKENAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S

Majlis Perbandaran Pasir Gudang
Aras 19, Menara Aqabah,
Jalan Bandar,
81700 Pasir Gudang, Johor.

Tuan,

PERMOHONAN KEBENARAN UNTUK LAWATAN KERJA MENGENAI AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S DI MAJLIS PERBANDARAN PASIR GUDANG

 

Adalah dengan segala hormatnya saya merujuk perkara di atas.

2.       Sukacita dimaklumkan bahawa Majlis Perbandaran Jasin akan mengadakan lawatan amalan persekitaran berkualiti 5S pada ketentuan berikut :-

         Tarikh           :         9 Julai 2012 (Isnin)

                       Masa            :         9.00 pagi – 4.00 petang
                       Peserta        :         40 orang
 

3.       Program lawatan ini diadakan adalah untuk menambahkan  ilmu pengetahuan serta pengalaman mengenai amalan persekitaran berkualiti 5S di Majlis Perbandaran Pasir Gudang. Sebarang makluman mengenai lawatan ini boleh menghubungi En Suhaizan Bin Hj. Noh di talian 012-3311452

ATURCARA LAWATAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S) DI

MAJLIS PERBANDARAN PASIR GUDANG.

 
KLIK SINI http://www.mppg.gov.my

6.00 pagi                 :         Berkumpul di perkarangan tempat letak kereta YDP

6.30 pagi                 :         Bertolak ke Majlis Perbandaran Pasir Gudang

9.30 pagi                 :         Tiba di Majlis bandaraya Johor Bahru

9.30 pagi  - 1.00 tgh :         Taklimat

1.00 tgh  - 2.00 ptg  :         Makan tengahari, solat.

2.00 ptg                  :         Bertolak balik

6.00 ptg                  :         Tiba di Majlis Perbandaran Jasin & bersurai.

AMALAN 5S DI MAJLIS PERBANDARAN PASIR GUDANG KLIK SINI
http://www.mppg.gov.my dan 5S

PER : PEMAKLUMAN PELAN AUDIT – AUDTAN PEMANTAUAN 1 MPJ

PER : PEMAKLUMAN PELAN AUDIT – AUDTAN PEMANTAUAN 1 MPJ

Dengan segala hormatnya saya diarah menarik perhatian tuan/puan/cik mengenai perkara yang tersebut di atas. 

2.       Sebagaimana maklum, auditan pemantauan 1 akan diadakan pada diadakan pada ketentuan berikut:

          Tarikh              :           19 Jun 2012 (Selasa)

            Masa              :           8.30 pagi – 5.30 petang

 3.       Sehubungan dengan itu, bersama-sama ini disertakan jadual auditan.  Sekian untuk makluman dan tindakan tuan selanjutnya.

Sekian, terima kasih.